En statisk budget ligger fast för den budgeterade perioden även om den faktiska försäljnings- eller produktionsvolymen förändras.
Budget- och prognosarbete gör företagets framtidsbild konkret genom att översätta planer till belopp, volymer och andra mätbara antaganden. Syftet är inte att förutsäga framtiden exakt, utan att skapa ett underlag för beslut och göra det möjligt att upptäcka avvikelser i tid.
Ett företag kan exempelvis utgå från förväntad försäljning och därefter bedöma personalbehov, inköp, investeringar och betalningar. Om försäljningsantagandet ändras påverkas ofta flera andra delar samtidigt. Därför bör viktiga antaganden dokumenteras så att det går att förstå varför siffrorna ser ut som de gör.
Uppföljningen är minst lika viktig som själva planen. När verkligt utfall skiljer sig från budget eller prognos behöver företaget avgöra om skillnaden beror på pris, volym, kostnad, tidpunkt eller något annat. Då blir arbetet ett verktyg för styrning i stället för bara ett dokument.
Det är också värdefullt att skilja mellan sådant företaget kan påverka och sådant som kommer utifrån. Då blir uppföljningen mer användbar för ansvar, prioritering och nya beslut.