En faktura är ett dokument som begär betalning för en vara eller tjänst och innehåller uppgifter om exempelvis säljare, köpare, belopp, moms och betalningsvillkor. Den är också ett viktigt bokföringsunderlag.
Faktura hör till företagets betalnings- och fordringsflöde. Begreppet blir relevant när en vara eller tjänst har levererats, ett krav på betalning uppstår eller ett tidigare betalningskrav behöver ändras eller drivas vidare.
Tänk på ett företag som har levererat en tjänst men inte fått betalt. Om faktura berör situationen behöver företaget kontrollera avtalet, fakturadatum, förfallodag och vad som redan har kommunicerats med kunden. Vid felaktiga belopp kan rättelsen behöva dokumenteras separat.
Det är klokt att hålla den juridiska hanteringen och bokföringen i takt med varandra. En fordran kan finnas juridiskt även om kunden bestrider den, men bokföringen kan samtidigt behöva bedömas utifrån sannolikheten för betalning. Tydliga underlag gör båda bedömningarna enklare.
Om en betalningsfråga blir tvistig bör företaget skilja mellan själva fordran, eventuell ränta eller avgift och de åtgärder som har vidtagits för att få betalt.