Kapacitetsgrad visar hur stor del av en verksamhets tillgängliga kapacitet som faktiskt utnyttjas. Måttet kan användas för maskiner, personal, lokaler eller hela produktionssystem. Det hjälper företaget att se om resurser står oanvända eller om verksamheten närmar sig sin maximala kapacitet.
Om en fabrik kan producera 10 000 enheter per månad men faktiskt producerar 8 000 är kapacitetsgraden 80 procent. En mycket låg nivå kan innebära att fasta resurser inte utnyttjas effektivt, medan en mycket hög nivå kan skapa flaskhalsar och göra det svårt att hantera efterfrågetoppar eller underhåll.
Vilken nivå som är bäst beror på verksamheten. Ett företag behöver ofta viss reservkapacitet för variationer och driftstopp. Kapacitetsgraden kan också beräknas på olika sätt beroende på vad som räknas som normal eller maximal kapacitet. Därför är det viktigt att definitionen är konsekvent när måttet följs över tid. Måttet används ofta tillsammans med produktivitet, kostnader och efterfrågeprognoser.
I praktiken bör företag följa Kapacitetsgrad över tid i stället för att bara titta på en enskild period. Då blir det lättare att se om en förändring är tillfällig eller om den visar en mer långsiktig utveckling i verksamheten.