Offentlig upphandling är den reglerade process som offentliga organisationer använder när de köper varor, tjänster eller entreprenader.
Så fungerar det
Behov och krav beskrivs i upphandlingsdokument, upphandlingen annonseras när reglerna kräver det och leverantörer lämnar anbud. Anbuden utvärderas enligt angivna kriterier innan tilldelningsbeslut fattas.
Exempel
En region annonserar ett ramavtal för kontorsmaterial och bedömer alla godkända anbud enligt samma pris- och kvalitetskriterier.
Viktigt att känna till
Likabehandling och öppenhet innebär att krav och utvärdering inte får ändras godtyckligt. Tilldelning är inte alltid samma sak som att avtal omedelbart får tecknas.
Det viktigaste i korthet
- Annonsering.
- Likabehandling.
- Anbud och tilldelning.
Praktisk betydelse
Organisationen behöver dokumentera behov, krav, utvärdering och beslut så att processen kan följas i efterhand. Krav ska vara proportionerliga och leverantörer behandlas likvärdigt. Frågor och ändringar under anbudstiden bör kommuniceras öppet. Efter tilldelning är aktiv avtalsuppföljning viktig, eftersom en korrekt upphandling inte i sig garanterar rätt kvalitet, pris eller leverans. Rutinen bör ses över när regler eller förutsättningar förändras.