Total cost of ownership är den totala kostnaden för att äga och använda en resurs, inte bara inköpspriset utan även exempelvis drift och underhåll.
Ett lågt inköpspris kan ge hög TCO om resursen kräver mycket energi, service, utbildning eller driftstopp. Begreppet hjälper därför företaget att jämföra alternativ över hela användningstiden.
Inköpsanalys handlar om mer än det pris som står på leverantörens faktura. Transport, tull, lager, kvalitet, service, drift, risk och leveranssäkerhet kan tillsammans vara minst lika viktiga för företagets totala ekonomi.
Ett billigare inköp kan exempelvis bli dyrare totalt om leveranstiden är lång, felprocenten hög eller varan kräver mycket lager. Därför jämför företag ofta flera kostnads- och riskkomponenter innan en leverantör eller lösning väljs.
Bedömningen bör göras över den tid och det flöde där resursen faktiskt används. Det gör det lättare att undvika beslut som ser billiga ut vid inköpstillfället men skapar kostnader eller sårbarhet senare.
Utvecklingen bör följas över flera perioder med samma definition. Då blir det lättare att skilja en verklig förändring i verksamheten från tillfälliga variationer eller ändrade beräkningssätt.