En betalningsreferens är information som gör att mottagaren kan koppla en inbetalning till rätt faktura, kund eller ärende. Referensen kan vara ett OCR-nummer, fakturanummer, kundnummer eller ett strukturerat meddelande.
Vid stora mängder betalningar används OCR-nummer för automatisk avprickning. Numret kan innehålla en kontrollsiffra som minskar risken för felskrivning. Betalaren ska ange exakt den referens som står på fakturan och undvika extra text om betalningsfältet bara accepterar OCR.
Om referensen saknas kan pengarna ändå nå mottagarens konto, men betalningen kan bli liggande som en oidentifierad post. Det kan leda till en felaktig påminnelse trots att beloppet har betalats. Kontakta då mottagaren med betalningsdatum, belopp och kvitto.
För företag är betalningsreferensen en viktig länk mellan bankunderlag, kundreskontra och bokföring. Den ska sparas tillsammans med övriga verifikationsuppgifter. Referensen ska skiljas från bankgironummer eller IBAN, som anger vart betalningen ska skickas. Kontrollera båda delarna innan betalningen godkänns, särskilt om en leverantör meddelar ändrade betalningsuppgifter.