Budgetavvikelse är skillnaden mellan ett budgeterat belopp och det verkliga utfallet. Avvikelsen kan vara positiv eller negativ och används som utgångspunkt för att förstå varför verksamheten utvecklats annorlunda än planerat.
Budget- och prognosarbete gör företagets framtidsbild konkret genom att översätta planer till belopp, volymer och andra mätbara antaganden. Syftet är inte att förutsäga framtiden exakt, utan att skapa ett underlag för beslut och göra det möjligt att upptäcka avvikelser i tid.
Ett företag kan exempelvis utgå från förväntad försäljning och därefter bedöma personalbehov, inköp, investeringar och betalningar. Om försäljningsantagandet ändras påverkas ofta flera andra delar samtidigt. Därför bör viktiga antaganden dokumenteras så att det går att förstå varför siffrorna ser ut som de gör.
Uppföljningen är minst lika viktig som själva planen. När verkligt utfall skiljer sig från budget eller prognos behöver företaget avgöra om skillnaden beror på pris, volym, kostnad, tidpunkt eller något annat. Då blir arbetet ett verktyg för styrning i stället för bara ett dokument.