En kapacitetsbegränsning uppstår när en resurs, maskin, lokal eller arbetsinsats sätter ett tak för hur stor verksamhetsvolym som kan hanteras.
Begreppet används för att förstå hur arbete, material eller information rör sig genom en process. Målet är ofta att öka flödet och kvaliteten utan att använda mer tid, personal eller utrustning än vad som faktiskt behövs.
Ett företag kan exempelvis mäta väntetider, produktionstakt, fel och utnyttjad kapacitet i olika steg. Om en del av processen arbetar långsammare än resten kan den begränsa hela leveransen även om övriga resurser har ledig kapacitet.
En lokal förbättring är inte alltid en förbättring för helheten. Hög beläggning kan skapa längre köer och större mellanlager, medan snabbare arbete kan ge fler kvalitetsfel. Därför behöver måttet kopplas till kundkrav och processens totala resultat.
Utvecklingen bör följas över flera perioder med samma definition. Då blir det lättare att skilja en verklig förändring i verksamheten från tillfälliga variationer eller ändrade beräkningssätt.