Personalkostnader omfattar kostnader som hör till företagets personal, exempelvis löner, arbetsgivaravgifter, pensioner och vissa personalförmåner. De kan delas upp i flera konton för bättre uppföljning.
Personalkostnad ingår i ett flöde där bruttolön, avdrag, skatt, arbetsgivaravgifter och nettoutbetalning behöver hänga ihop. Ett fel i löneunderlaget kan därför påverka både den anställde, bokföringen och rapporteringen till myndigheter.
Kontrollen görs ofta genom att jämföra lönesystemets journaler med bankens utbetalningar och de skulder som bokförts. På så sätt kan man se om något belopp saknas eller har registrerats dubbelt.
För personalkostnad bör saldon och beräkningar följas från lönekörningen fram till betalningen. Det gäller särskilt skatter och avgifter som först bokas som skuld och betalas vid ett senare datum.
När personalkostnad påverkar en skuld bör den stämmas av efter nästa betalning eller deklaration. Ett kvarstående gammalt belopp kan annars tyda på att något blivit fel i en tidigare lönekörning.
Vid en sista kontroll av personalkostnad bör företaget kunna förklara både vad posten betyder och hur den har behandlats i bokföringen. För personalkostnad gör ett tydligt underlag det enklare att upptäcka avvikelser och att följa posten i en senare period.