Skuldkonton används i balansräkningen för att redovisa företagets olika skulder. De kan delas upp efter typ och förfallotid, till exempel leverantörsskulder, skatteskulder och banklån.
I ett ekonomisystem blir skuldkonto en del av den kedja som går från affärshändelse till färdig rapport. Om någon länk i kedjan är otydlig blir avstämning och felsökning svårare, även när totalsumman ser korrekt ut.
Ett praktiskt arbetssätt är att dokumentera avvikelser direkt när de upptäcks. Då slipper företaget försöka återskapa bakgrunden långt senare, exempelvis vid bokslut eller kontroll.
När skuldkonto kontrolleras bör det gå att följa posten i båda riktningar: från rapporten tillbaka till underlaget och från underlaget fram till det bokförda saldot.
För skuldkonto är en praktisk kontroll att bokföringen och underlaget berättar samma sak. Om uppgiften rättas i efterhand bör även rättelsen vara spårbar, så att den ursprungliga registreringen inte försvinner utan förklaring.
Vid en sista kontroll av skuldkonto bör företaget kunna förklara både vad posten betyder och hur den har behandlats i bokföringen. För skuldkonto gör ett tydligt underlag det enklare att upptäcka avvikelser och att följa posten i en senare period.