Verifikationskedja beskriver sambandet mellan en affärshändelse, dess verifikation, bokföringsposterna och de ekonomiska rapporter där beloppen till slut ingår. Kedjan ska göra det möjligt att följa en transaktion i båda riktningarna: från underlag till rapport och från en rapportpost tillbaka till det ursprungliga underlaget.
Om en leverantörsfaktura på 10 000 kronor bokförs ska man kunna hitta fakturan via verifikationsnumret, se vilka konton som debiterats och krediterats och därefter se hur beloppen påverkat exempelvis resultat- och balansrapporten. Om man börjar i resultaträkningen ska det på motsvarande sätt gå att gå bakåt till huvudbok, verifikation och faktura.
En tydlig verifikationskedja är viktig för kontroll, revision och felsökning. Den bygger på att bokföringen har konsekventa identifikationer, datum och hänvisningar och att underlagen bevaras. Om information flyttas mellan olika system måste sambanden fortfarande kunna följas. Verifikationskedjan är därför en viktig del av kravet på att bokföringen ska vara ordnad, dokumenterad och spårbar.
En bruten kedja, exempelvis när underlaget saknas eller verifikationsnumret inte går att koppla till bokföringen, försvårar både kontroll och rättelse av fel.