Bokföringsskyldighet är skyldigheten att löpande registrera affärshändelser, ha verifikationer och avsluta bokföringen på föreskrivet sätt.
Så fungerar det
Vilka som omfattas och hur bokslutet ska göras styrs främst av bokföringslagen och kompletterande normer. Bokföringen ska göra det möjligt att följa verksamhetens ekonomi.
Exempel
Ett företag registrerar en försäljning, sparar fakturan och stämmer av betalningen mot bankkontot.
Viktigt att känna till
Att anlita en redovisningsbyrå tar inte bort företagarens ansvar. Privata och företagsrelaterade transaktioner bör hållas isär.
Det viktigaste i korthet
- Vem som är bokföringsskyldig.
- När skyldigheten börjar.
- Ett enkelt exempel.
Praktisk betydelse
Företaget ansvarar för att bokföringen blir korrekt även när ett program automatiserar arbetet. Regler, mallar och behörigheter behöver därför granskas regelbundet. Underlag ska kunna följas från affärshändelse till bokföringspost och tillbaka. Vid byte av system måste informationen fortfarande vara läsbar och åtkomlig under hela bevarandetiden, med säkerhetskopiering och skydd mot obehöriga ändringar. Rutinen bör ses över när regler eller förutsättningar förändras.
Praktisk tillämpning
Bokföringen ska vara löpande, spårbar och grundad på verifikationer. Varje post behöver rätt bokföringsdatum, konto, belopp och hänvisning till underlaget. Företaget bör använda en konsekvent kontoplan och dokumentera manuella bokföringsorder och systemändringar. Journaler, specifikationer och bilagor ska göra det möjligt att följa saldon från verifikation till bokslut och rapport. Vid årsstängning behöver avskrivningar, periodiseringar, bokslutsdispositioner, valutaomräkning och andra bokslutstransaktioner kontrolleras och styrkas. Bokföringsprogrammet ska stödja säker lagring och behandlingshistorik. Avvikelser ska utredas innan perioden låses, eftersom samma fel annars påverkar resultat, balansräkning, skatt och framtida jämförelser. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.