Arkiveringsskyldighet är kravet att bevara bokföringsinformation och underlag under den tid som lagen anger.
Så fungerar det
Räkenskapsinformation ska ordnas så att den går att hitta och kontrollera. Huvudregeln i bokföringslagen är bevarande till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Exempel
Ett kvitto från ett räkenskapsår sparas tillsammans med verifikationen så att en affärshändelse kan följas i efterhand.
Viktigt att känna till
Digitalisering tar inte bort ansvaret. Företaget behöver skydda materialet mot förlust, se till att det är läsbart och följa reglerna för original och överföring mellan format.
Det viktigaste i korthet
- Räkenskapsinformation.
- Arkiveringstid.
- Digitalt och fysiskt material.
Praktisk betydelse
Företaget ansvarar för att bokföringen blir korrekt även när ett program automatiserar arbetet. Regler, mallar och behörigheter behöver därför granskas regelbundet. Underlag ska kunna följas från affärshändelse till bokföringspost och tillbaka. Vid byte av system måste informationen fortfarande vara läsbar och åtkomlig under hela bevarandetiden, med säkerhetskopiering och skydd mot obehöriga ändringar. Rutinen bör ses över när regler eller förutsättningar förändras.
Praktisk tillämpning
I praktiken ska uppgiften kunna följas från verifikation och sidoordnat register till huvudbok, bokslut och färdig rapport. Företaget bör dokumentera vilken metod som används, vem som ansvarar för kontrollen och när den senast utfördes. Belopp, periodisering och klassificering behöver stämmas av mot avtal, fakturor, betalningar och beslut. Om en uppskattning ingår ska antagandena vara rimliga, konsekventa och möjliga att granska. Räkenskapsinformation måste skyddas mot förlust och sparas under rätt tid. Inför årsstängning är en checklista med ansvariga och sista datum värdefull. Avvikelser bör utredas innan rapporteringen låses, eftersom samma fel annars kan påverka resultat, balansräkning, skatt och jämförelser mellan år. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Uppföljningen ska anpassas efter verksamhetens storlek, risk och behov. Kontrollpunkter och ansvariga bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell.