Ett clearingkonto används när en transaktion behöver passera ett mellanled innan den kan bokas slutligt. Det kan exempelvis användas för kortbetalningar där pengarna registreras i försäljningen en dag men sätts in på banken senare.
I ett ekonomisystem blir clearingkonto en del av den kedja som går från affärshändelse till färdig rapport. Om någon länk i kedjan är otydlig blir avstämning och felsökning svårare, även när totalsumman ser korrekt ut.
Ett praktiskt arbetssätt är att dokumentera avvikelser direkt när de upptäcks. Då slipper företaget försöka återskapa bakgrunden långt senare, exempelvis vid bokslut eller kontroll.
När clearingkonto kontrolleras bör det gå att följa posten i båda riktningar: från rapporten tillbaka till underlaget och från underlaget fram till det bokförda saldot.
För clearingkonto är en praktisk kontroll att bokföringen och underlaget berättar samma sak. Om uppgiften rättas i efterhand bör även rättelsen vara spårbar, så att den ursprungliga registreringen inte försvinner utan förklaring.