En kassadifferens uppstår när det räknade kontantbeloppet inte stämmer med bokföringens kassasaldo. Små differenser kan förekomma, men de bör dokumenteras och återkommande eller stora skillnader behöver utredas.
I praktiken används kassadifferens som en del av företagets ekonomiska uppföljning. För att uppgiften ska vara användbar behöver den vara konsekvent beräknad och dokumenterad på samma sätt från period till period.
När beloppet senare granskas ska det gå att förstå både vad det avser och hur det har räknats fram. Den spårbarheten är viktig även för poster som från början verkar enkla.
När kassadifferens jämförs mellan perioder bör samma beräkningssätt användas så långt det är möjligt. Annars kan en redovisningsteknisk förändring misstolkas som en ekonomisk förändring.
För kassadifferens är ett bra kontrollspår ofta viktigare än en komplicerad förklaring. Det ska gå att se vilket belopp som avses, vilken period det hör till och vilket underlag som stöder behandlingen.
Vid en sista kontroll av kassadifferens bör företaget kunna förklara både vad posten betyder och hur den har behandlats i bokföringen. För kassadifferens gör ett tydligt underlag det enklare att upptäcka avvikelser och att följa posten i en senare period.