En konstaterad kundförlust uppstår när det finns tillräckligt tydligt stöd för att en kundfordran inte kommer att betalas. Det kan exempelvis vara efter en konkurs där utdelning saknas, ett avslutat indrivningsförfarande eller annan situation där fordran i praktiken bedöms vara förlorad. Fordran ska då inte längre ligga kvar som en vanlig kundfordran.
Om en kund är skyldig 12 500 kronor inklusive moms och det blir klart att beloppet inte går att få in, bokförs fordran bort och förlusten redovisas enligt gällande regler. Momsen kan under vissa förutsättningar korrigeras när kundförlusten är konstaterad. Det är en viktig skillnad mot en befarad kundförlust, där betalningen är osäker men ännu inte definitivt förlorad.
Företaget bör spara underlag som visar varför förlusten anses konstaterad, till exempel konkursbesked eller dokumentation från indrivningen. Att en faktura bara är gammal eller försenad räcker normalt inte i sig. Bedömningen påverkar både redovisningen och i vissa fall momsredovisningen, vilket gör dokumentationen särskilt viktig.