Maskinläsbart format är ett digitalt format där information kan läsas och bearbetas automatiskt av ett datasystem. Information i maskinläsbart format kan behandlas automatiskt av datorprogram utan att först tolkas manuellt. SIE, XML och andra strukturerade filformat är exempel som kan användas för överföring av ekonomiska data.
I ett ekonomisystem blir maskinläsbart format en del av den kedja som går från affärshändelse till färdig rapport. Om någon länk i kedjan är otydlig blir avstämning och felsökning svårare, även när totalsumman ser korrekt ut.
Ett praktiskt arbetssätt är att dokumentera avvikelser direkt när de upptäcks. Då slipper företaget försöka återskapa bakgrunden långt senare, exempelvis vid bokslut eller kontroll.
När maskinläsbart format kontrolleras bör det gå att följa posten i båda riktningar: från rapporten tillbaka till underlaget och från underlaget fram till det bokförda saldot.
För maskinläsbart format är en praktisk kontroll att bokföringen och underlaget berättar samma sak. Om uppgiften rättas i efterhand bör även rättelsen vara spårbar, så att den ursprungliga registreringen inte försvinner utan förklaring.