En specifikation visar vilka enskilda poster som tillsammans bildar ett bokfört saldo eller rapportbelopp. Den är särskilt viktig vid bokslut eftersom den gör saldot granskningsbart och lättare att stämma av.
När specifikation används i bokföringen behöver det finnas ett tydligt samband mellan registreringen och det underlag som ligger bakom. Det gör att en annan person kan förstå vad som har hänt utan att känna till affären sedan tidigare.
Kontroll handlar därför inte bara om att summan är rätt. Datum, konto, motpart och förklaring behöver också vara rimliga, och eventuella rättelser ska kunna följas i efterhand.
För specifikation är en praktisk kontroll att bokföringen och underlaget berättar samma sak. Om uppgiften rättas i efterhand bör även rättelsen vara spårbar, så att den ursprungliga registreringen inte försvinner utan förklaring.
När specifikation kontrolleras bör det gå att följa posten i båda riktningar: från rapporten tillbaka till underlaget och från underlaget fram till det bokförda saldot.