En utgift uppstår när ett företag köper en vara eller tjänst och får en skyldighet att betala för den. Utgiften hör till själva anskaffningen och uppstår därför inte nödvändigtvis samtidigt som betalningen eller den redovisade kostnaden.
Om företaget köper en försäkring för 24 000 kronor som gäller ett helt år uppstår utgiften när företaget blir skyldigt att betala försäkringen. Utbetalningen sker när fakturan betalas. Kostnaden kan däremot fördelas över de månader som försäkringen gäller. På samma sätt kan en maskin ge en stor utgift vid köpet men kostnadsföras över flera år genom avskrivningar.
Skillnaden mellan utgift, utbetalning och kostnad är viktig i redovisningen. Utgift beskriver anskaffningen, utbetalning beskriver när pengar lämnar företaget och kostnad beskriver den del av resursförbrukningen som hör till en viss period. I enkla kontantköp kan alla tre inträffa ungefär samtidigt, men vid fakturor, förskottsbetalningar och investeringar kan tidpunkterna skilja sig tydligt åt.
Begreppen hjälper till att förstå periodisering: redovisningen försöker placera kostnaden där resursen förbrukas, även om köp och betalning sker vid andra tidpunkter.