Ett utlägg innebär i egentlig mening att någon betalar en utgift för någon annans räkning och sedan får exakt belopp tillbaka. Det ska skiljas från en vanlig kostnadsersättning där utgiften hör till den som först betalade.
I praktiken används utlägg som en del av företagets ekonomiska uppföljning. För att uppgiften ska vara användbar behöver den vara konsekvent beräknad och dokumenterad på samma sätt från period till period.
När beloppet senare granskas ska det gå att förstå både vad det avser och hur det har räknats fram. Den spårbarheten är viktig även för poster som från början verkar enkla.
När utlägg jämförs mellan perioder bör samma beräkningssätt användas så långt det är möjligt. Annars kan en redovisningsteknisk förändring misstolkas som en ekonomisk förändring.
För utlägg är ett bra kontrollspår ofta viktigare än en komplicerad förklaring. Det ska gå att se vilket belopp som avses, vilken period det hör till och vilket underlag som stöder behandlingen.