Differenskonto används för att registrera mindre eller tillfälliga avvikelser som behöver följas upp och förklaras. Kontot kan användas tillfälligt när en skillnad ännu inte har kunnat förklaras. Ett kvarstående saldo är en signal om att differensen måste utredas och flyttas till rätt konto så snart orsaken är känd.
I ett ekonomisystem blir differenskonto en del av den kedja som går från affärshändelse till färdig rapport. Om någon länk i kedjan är otydlig blir avstämning och felsökning svårare, även när totalsumman ser korrekt ut.
Ett praktiskt arbetssätt är att dokumentera avvikelser direkt när de upptäcks. Då slipper företaget försöka återskapa bakgrunden långt senare, exempelvis vid bokslut eller kontroll.
När differenskonto kontrolleras bör det gå att följa posten i båda riktningar: från rapporten tillbaka till underlaget och från underlaget fram till det bokförda saldot.
För differenskonto är en praktisk kontroll att bokföringen och underlaget berättar samma sak. Om uppgiften rättas i efterhand bör även rättelsen vara spårbar, så att den ursprungliga registreringen inte försvinner utan förklaring.