Ett avstämningsunderlag dokumenterar kontrollen mellan ett bokfört saldo och en extern uppgift eller detaljerad specifikation. Det visar både att avstämningen har gjorts och hur eventuella skillnader förklaras.
Underlaget bör innehålla avstämningsdatum, bokfört saldo, kontrollsaldo, differens och en lista över avstämningsposter. Bifoga exempelvis bankutdrag, reskontralista eller skattekontoutdrag och ange vem som utförde och vid behov granskade kontrollen.
Om bankens saldo är 250 000 kronor och bokföringen visar 245 000 kronor kan en ännu inte genomförd utbetalning på 5 000 kronor vara en avstämningspost. Underlaget ska ange betalningsreferens och när posten förväntas bli reglerad. Nästa avstämning kontrollerar att den verkligen försvann.
Ett underlag som bara säger ”differens enligt lista” utan den aktuella listan är svårt att följa upp. Spara därför dokumenten tillsammans på ett sätt som knyter dem till konto och period. Rättelser ska göras spårbart i bokföringen. Standardiserade mallar ger jämn kvalitet, men kontrollen måste fortfarande anpassas till kontots risker och de system som används.