En bokslutsverifikation dokumenterar en bokslutsbokning på samma sätt som andra verifikationer dokumenterar löpande affärshändelser. Underlaget ska göra det möjligt att förstå varför justeringen gjorts och hur beloppet räknats fram.
För bokslutsverifikation är periodens gräns viktig. Bokslutet ska visa den ekonomiska verkligheten för just den månad eller det år som rapporten avser, även när faktura och betalning hamnar på andra datum.
Därför behöver posten kunna stämmas av mot ett underlag och mot efterföljande händelser. En bra specifikation visar både hur beloppet beräknats och när det väntas lösas upp eller regleras.
För bokslutsverifikation är dokumentationen särskilt viktig när beloppet bygger på en uppskattning. Nästa period ska det gå att se vad som ska återföras, regleras eller jämföras med den faktiska fakturan.
När bokslutsverifikation finns kvar efter periodskiftet bör posten följas upp. På så sätt kan företaget kontrollera att den löses upp när den verkliga intäkten, kostnaden eller betalningen senare registreras.
Vid en sista kontroll av bokslutsverifikation bör företaget kunna förklara både vad posten betyder och hur den har behandlats i bokföringen. För bokslutsverifikation gör ett tydligt underlag det enklare att upptäcka avvikelser och att följa posten i en senare period.