Automatkontering är en funktion i ett bokföringsprogram som föreslår eller skapar konteringar enligt förinställda regler.
Så fungerar det
Reglerna kan bygga på leverantör, text, belopp eller vald bokföringsmall. Systemet kan exempelvis fördela moms och nettobelopp på rätt konton.
Exempel
En återkommande telefonfaktura bokförs automatiskt som telekostnad, ingående moms och leverantörsskuld.
Viktigt att känna till
Automatiken minskar manuellt arbete men flyttar inte ansvaret från företaget. Regler, momshantering och ovanliga transaktioner måste kontrolleras.
Det viktigaste i korthet
- Konteringsregel.
- Tidsbesparing.
- Behov av kontroll.
- Ett exempel.
Praktisk betydelse
Företaget ansvarar för att bokföringen blir korrekt även när ett program automatiserar arbetet. Regler, mallar och behörigheter behöver därför granskas regelbundet. Underlag ska kunna följas från affärshändelse till bokföringspost och tillbaka. Vid byte av system måste informationen fortfarande vara läsbar och åtkomlig under hela bevarandetiden, med säkerhetskopiering och skydd mot obehöriga ändringar. Rutinen bör ses över när regler eller förutsättningar förändras.