Avräkning med anställd används för tillfälliga fordringar och skulder mellan arbetsgivaren och en anställd. Vanliga exempel är reseförskott, privata utlägg för företagets räkning och belopp som ska återbetalas efter en felaktig utbetalning.
Om en anställd köper kontorsmaterial för 600 kronor med egna pengar kan företaget bokföra kostnaden och en skuld till den anställde. När ersättningen betalas minskar skulden. Kvitto och uppgift om verksamhetens syfte ska kopplas till bokföringen.
Ett reseförskott ska stämmas av mot reseräkning och kvitton. Om förskottet är större än de godkända kostnaderna uppstår ett belopp som den anställde ska betala tillbaka. Ersättningar som i själva verket är lön eller skattepliktig förmån ska behandlas enligt skatte- och lönebestämmelserna.
Kontot ska vara specificerat per person och post, inte bara visa ett nettobelopp. Dokumentera när varje saldo uppkom, förfallodag och hur det reglerades. Arbetsgivaren bör inte göra ett ensidigt löneavdrag utan att kontrollera regler, avtal och eventuellt samtycke. Gamla eller återkommande saldon är en signal om att rutinen för utlägg, förskott eller lönehantering behöver rättas.