Digitalt kvitto är ett elektroniskt underlag som visar att ett köp eller en betalning har genomförts.
Så fungerar det
Det kan lämnas i en app, via e-post eller som fil. För bokföring måste uppgifterna vara läsbara, beständiga och möjliga att koppla till rätt affärshändelse.
Exempel
Ett inköp betalas med företagskort och pdf-kvittot kopplas till transaktionen i bokföringssystemet.
Viktigt att känna till
Ett kontoutdrag visar ofta bara betalningen och ersätter inte alltid kvittots uppgifter om säljare, moms och vad som köpts.
Det viktigaste i korthet
- Elektroniskt kvitto.
- Räkenskapsinformation.
- Arkivering.
- Ett exempel.
Praktisk betydelse
Företaget ansvarar för att bokföringen blir korrekt även när ett program automatiserar arbetet. Regler, mallar och behörigheter behöver därför granskas regelbundet. Underlag ska kunna följas från affärshändelse till bokföringspost och tillbaka. Vid byte av system måste informationen fortfarande vara läsbar och åtkomlig under hela bevarandetiden, med säkerhetskopiering och skydd mot obehöriga ändringar. Rutinen bör ses över när regler eller förutsättningar förändras.