Lönejournalen sammanställer en lönekörnings löner, avdrag, förmåner, skatt och arbetsgivaravgifter. Den används ofta som underlag för bokföring och kontroll mot utbetalningar och arbetsgivardeklaration.
För lönejournal är det viktigt att skilja på företagets kostnad och det belopp som faktiskt betalas ut till den anställde. Skatteavdrag och andra lönerelaterade belopp kan ligga kvar som skulder tills de betalas vidare.
Regelbunden avstämning gör att sådana skulder inte byggs upp fel över tid. Särskilt vid bokslut behöver även semester och andra upplupna personalkostnader vara korrekt beräknade.
När lönejournal påverkar en skuld bör den stämmas av efter nästa betalning eller deklaration. Ett kvarstående gammalt belopp kan annars tyda på att något blivit fel i en tidigare lönekörning.
För lönejournal bör saldon och beräkningar följas från lönekörningen fram till betalningen. Det gäller särskilt skatter och avgifter som först bokas som skuld och betalas vid ett senare datum.
Vid en sista kontroll av lönejournal bör företaget kunna förklara både vad posten betyder och hur den har behandlats i bokföringen. För lönejournal gör ett tydligt underlag det enklare att upptäcka avvikelser och att följa posten i en senare period.