Avstämning innebär att bokförda uppgifter jämförs med ett oberoende underlag eller en detaljerad specifikation. Syftet är att upptäcka fel, saknade transaktioner, dubbla poster och belopp som hamnat på fel konto.
Bankkontot stäms exempelvis av mot bankens kontoutdrag. Kundfordringar jämförs med reskontran och skattekontot med Skatteverkets uppgifter. Skillnader ska förklaras av identifierade poster, inte lämnas som ett odokumenterat nettobelopp.
Anta att bokföringens banksaldo är 98 000 kronor och kontoutdraget visar 100 000 kronor. En registrerad betalning på 2 000 kronor som ännu inte belastat banken kan förklara skillnaden. När banken bokför betalningen ska skillnaden försvinna.
Avstämningar bör göras regelbundet och alltid inför bokslut, med tätare intervall för konton med många transaktioner eller hög risk. Underlaget ska visa datum, konton, saldon, avvikande poster, vem som gjorde kontrollen och hur fel rättades. Att två saldon råkar vara lika bevisar inte i sig att bokföringen är fullständig; även periodisering, behörighet och underliggande verifikationer kan behöva kontrolleras.