Fakturadatum är datumet då en faktura utfärdas.
Så fungerar det
Datumet är en obligatorisk uppgift i en fullständig faktura och hjälper till att bestämma redovisningsperiod, betalningsvillkor och fakturans ordningsföljd.
Exempel
En faktura utfärdas den 5 april med 30 dagars betalningsvillkor och förfaller därför normalt den 5 maj.
Viktigt att känna till
Fakturadatum är inte samma sak som leveransdatum, bokföringsdatum eller förfallodatum. Datumen kan få olika betydelse för moms och avtal.
Det viktigaste i korthet
- Utfärdandedatum.
- Förfallodag.
- Moms och bokföring.
- Ett exempel.
Praktisk betydelse
Företaget bör ha en rutin som kopplar dokumentet eller posten till rätt affärshändelse, konto, period och motpart. Uppgifterna måste kunna följas från underlag till bokföring och tillbaka. Vid bokslut behöver saldon stämmas av och avvikelser utredas. Behörigheter, nummerserier och lagring ska också skydda mot dubbletter, förlust och obehöriga ändringar under hela bevarandetiden. Rutinen bör ses över när regler eller förutsättningar förändras, och viktiga beslut bör dokumenteras.
Praktisk användning
Fakturaflödet ska kunna följas från avtal och leverans till faktura, betalning och bokföring. Kontrollera parter, fakturadatum, förfallodag, belopp, moms, referens och bankuppgifter. Fakturabelåning eller factoring kräver att det är tydligt vem som äger fordran, bär kreditrisken och tar emot betalningen. Vid projekt måste fakturering jämföras med faktiskt upparbetat arbete och avtalets villkor. Behörigheter bör hindra samma person från att skapa leverantör, ändra konto och godkänna betalning. Spara attest, leveransbevis, kreditnotor och avstämningar. Bedömningen ska följas upp regelbundet. Dokumentera viktiga antaganden, ansvarig person, beslutsdatum och när nästa kontroll ska göras. Jämför beräknat utfall med verkligt resultat och förklara avvikelser. Underlag ska vara begripligt för en annan granskare och bevaras tillsammans med relevanta källor. Om fakta, regler eller avtalsvillkor ändras behöver texten och beräkningen uppdateras. En enkel kontrollista minskar risken för att viktiga steg, tidsfrister eller beroenden missas. Resultatet ska kommuniceras tydligt till alla berörda beslutsfattare och användare.
Fördjupad kontroll
Kontrollera dessutom alltid de aktuella villkoren och dokumentera beslutsdatum, ansvarig person och källor.