Förskottsfaktura är en faktura som avser betalning innan hela varan eller tjänsten har levererats.
Så fungerar det
Den används för deposition, förskott eller finansiering av ett arbete. Avtal, faktura och bokföring bör visa vad betalningen gäller, och momsregler kan påverka tidpunkten.
Exempel
En leverantör fakturerar 20 procent när ett specialbygge beställs och resten efter leverans.
Viktigt att känna till
Förskott är inte intäkt i alla redovisningsmässiga situationer bara för att pengarna kommit in. Det ska också skiljas från en delfaktura för redan utfört arbete.
Det viktigaste i korthet
- Betalning i förskott.
- Moms vid förskott.
- Ett exempel.
Praktisk betydelse
Företaget bör ha en rutin som kopplar dokumentet eller posten till rätt affärshändelse, konto, period och motpart. Uppgifterna måste kunna följas från underlag till bokföring och tillbaka. Vid bokslut behöver saldon stämmas av och avvikelser utredas. Behörigheter, nummerserier och lagring ska också skydda mot dubbletter, förlust och obehöriga ändringar under hela bevarandetiden. Rutinen bör ses över när regler eller förutsättningar förändras, och viktiga beslut bör dokumenteras.
Praktisk användning
Bokföringen ska visa vad betalningen eller posten avser, vilken period den tillhör och när leverans eller prestation sker. Förskott till anställd eller leverantör är normalt en fordran tills det redovisas mot kvitto eller leverans. Förutbetalda kostnader periodiseras, medan förutbetald intäkt blir intäkt när prestationen utförs. Kontrollera avtal, faktura, betalningsdatum, moms och motpart. Förvaltningsberättelse, funktionell valuta och garantiavsättning kräver dokumenterade bedömningar som används konsekvent. Stäm av balanskonton och följ upp öppna poster före varje bokslut. Bedömningen ska följas upp regelbundet. Dokumentera antaganden, ansvarig person, beslutsdatum och nästa kontroll. Jämför beräknat utfall med verkligt resultat och förklara avvikelser. Underlag ska vara begripligt för en annan granskare och bevaras tillsammans med relevanta källor. Om regler, avtalsvillkor eller fakta ändras måste text och beräkning uppdateras. En kontrollista minskar risken för missade tidsfrister, felaktiga belopp och beslut på inaktuellt underlag. Ange kvarstående osäkerheter och hur de ska hanteras. Nästa uppföljning bör planeras utifrån risk, värde och förändringstakt.